Bot de Seguimiento de Pacientes para una Red de Psicólogos

Salud · Psicología online

4 semanas de implementación

Sesiones Desde CasaRed de psicólogos · Terapia online

Sesiones Desde Casa, dirigida por Nicole Blachman, es una red de psicólogos que ofrece terapia online. Cada día reciben pacientes nuevos que consultan por primera vez por WhatsApp.

El seguimiento de esos primeros contactos era manual y desparejo: pacientes que consultaban quedaban sin respuesta o sin un proceso claro de admisión, y el equipo perdía tiempo ordenando datos a mano.

El Desafío

Pacientes nuevos que consultan por WhatsApp sin un seguimiento ordenado
Proceso de admisión manual: datos cargados a mano, desparejos y con demoras
Primeras consultas sin respuesta a tiempo, perdiendo pacientes potenciales
Equipo dedicado a tareas administrativas en vez de a la atención
Falta de una fuente única con la información de cada paciente nuevo

La Solución

Primer contacto y seguimiento 24/7

Un bot con IA responde a cada paciente nuevo que escribe por WhatsApp, en cualquier momento, y hace el seguimiento del primer contacto.

Formulario de admisión automático

El bot envía el formulario de admisión y acompaña al paciente para que lo complete, sin que nadie del equipo tenga que perseguirlo.

Carga automática en el CRM

Toda la información del paciente nuevo se carga automáticamente en el CRM, con una ficha ordenada y lista para el equipo.

Derivación al equipo para el cierre

Con la info ya cargada, dos profesionales del equipo se comunican con el paciente para coordinar la primera sesión.

Inbox unificado en Chatwoot

Todas las conversaciones quedan centralizadas en Chatwoot, para que el equipo vea el estado de cada paciente en un solo lugar.

Tecnologías Utilizadas

Chatwoot (inbox unificado)WhatsApp Business APIClaude (IA conversacional)CRM (ficha de pacientes)Formularios integrados

Timeline del Proyecto

Semana 1

Relevamiento del proceso de admisión y diseño del flujo de seguimiento

Semana 2

Armado del bot en Chatwoot con WhatsApp e integración de la IA

Semana 3

Conexión del formulario y la carga automática en el CRM; pruebas

Semana 4

Lanzamiento y ajuste con pacientes reales

“

Antes el seguimiento de los pacientes nuevos dependía de que alguien estuviera disponible, y se nos escapaban consultas. Ahora el bot responde, manda el formulario y nos deja toda la info cargada en el CRM. El equipo solo se enfoca en contactar al paciente para coordinar la sesión. Ganamos orden y tiempo.

Nicole Blachman

CEO

Sesiones Desde Casa

Resultados Obtenidos

24/7

primer contacto con cada paciente nuevo

100%

de los pacientes nuevos con seguimiento

CRM

ficha cargada automáticamente, sin trabajo manual

<1 min

tiempo de respuesta al primer mensaje